Información, lo que hace posible que seas un ingeniero, doctor, abogado o cualquier otro tipo de trabajador de la era moderna, ‘la era de la información’. Quien hubiera podido imaginar que elemento tan importante en nuestras vidas amenaza nuestra habilidad para realizar nuestro trabajo. ¿Ironía?

La economía global corre sobre incontables recursos, pilas y fuentes de información, pero sin control, esta marea de datos esta ahogándonos. Se lleva nuestra productividad y creatividad, entierra nuestras vidas sociales e incluso puede destruir nuestras relaciones interpersonales.

Hay personas que llaman “tiempo de calidad” cuando se se sientan en el sofá con sus hijos mientras revisan su correo electrónico en sus BlackBerries, o que se pasan sus bien ganadas vacaciones desechando pilas de SPAM.

La ironía de toda esta comunicación constante es que en realidad no nos estamos comunicando bien. Considera el siguiente escenario: Una junta por la mañana, los ojos de todos los participantes están en sus iPhones, BlackBerries o laptops revisando sus correos electrónicos, viendo reportes de ultimo momento o actualizando hojas de calculo; nadie pone atención. ¿Te suena familiar?

Pero la sobrecarga de información no es solo tener demasiados correos electrónicos, mensajes de voz o de texto. Yo, por ejemplo, generalmente suelo recibir de 50 a 100 correos electrónicos diarios relacionados a mi trabajo, llegan a través del día y los atiendo conforme van llegando, pero que pasaría si dejo acumular esta cantidad un par de días. Tendría que ocupar un tiempo considerable limpiando y para empezar de nuevo.

Hace tiempo enviabas un e-mail cuando necesitabas una respuesta inmediata, hoy en día muchos empleados se tardan varios días en responder un mensaje, si es que lo hacen. Pero no pasan mas de 5 minutos después de recibir un chiste, cuando ya lo están enviando a todos sus contactos. Este hecho puede ser interpretado como indiferencia, y aunque a veces es el caso, en la mayoría de las ocasiones se debe a que la distracción nos impide dar una respuesta coherente y precisa.

Otro agraviante de este problema son las constantes interrupciones que sufrimos mientras trabajamos, muchos internautas dejan que las redes sociales consuman gran parte de su tiempo laboral, los servicios de mensajería instantánea pueden distraernos demasiado afectando nuestro rendimiento, la hora del café, el receso para el lunch, la hora de comida y el break de la tarde incrementan el alud de información que cae sobre nosotros y no somos capaces de procesar.

Muchas empresas ha detectado este problema y han adoptado soluciones que van desde capacitar a sus empleados con talleres internos o PNL para comunicarse de una manera mas efectiva, hasta sistemas que limitan la cantidad de correos electrónicos que puedes mandar por día. Todas estas soluciones funcionan de manera temporal.

En el caso especial de programadores de sistemas, se ha optado por ofrecerles horarios alternativos en los cuales se trabaja menos horas pero con una mayor productividad (trabajar 5 horas apartir de las 6 a.m. dedicandose enteramente a trabajar), En la mañana nuestra mente esa mas despierta y debido a que hay menos distracciones se aprovecha mejor el tiempo. Esta alternativa ha sido probada como piloto en Intel y la Universidad de Harvard con excelentes resultados.

Otra alternativa es trabajar desde casa y aunque esta solución puede ser una arma de dos filos, si se aplica correctamente y se siguen procesos de seguimiento de tareas adecuados, puede incrementar la calidad del trabajo y de vida de un individuo.

Si no eres de los afortunados que puede entrar temprano a trabajar o hacerlo desde casa, hay muchas herramientas, dependiendo del cliente de correo que utilices, para aligerar un poco esta avalancha de información, estos son algunos tips que te podrían ser útiles:

Utiliza todo el potencial de GMail.

Actualmente todo mundo tiene una cuenta de GMail, aprende a sacarle el máximo provecho. crea filtros, etiquetas, reglas de respuesta, etc. Te ahorraras mucho tiempo la próxima vez que necesites encontrar un e-mail.

Rechaza el spam.

Actualmente hay muchos programas que te ayudan a filtrar el correo no deseado, agrégale uno a tu cliente de correo electrónico y deja que el se ocupe del spam por ti. Te recomiendo Spamato, un programa escrito en Java y con licencia GPL.

Ten tus redes sociales bajo un mismo cliente.

Si eres de esas personas que publican hasta de que color hicieron en el baño en su twitter, facebook y similares, ten un cliente que te permita manejar todas tus redes sociales, no solo ahorraras tiempo al escribir, si no al leer las entradas. Puedes configurarlo para que se actualice cada dos o tres horas y así no te distraeras cada vez que alguno de tus contactos publique algo.

Dale prioridad al trato humano.

Muchos de los correos electrónicos que enviamos son sobre temas que podrían resolverse personalmente en menos tiempo. ¿Realmente necesitas enviarle un e-mail a tu compañero de a lado para una pregunta trivial?

Vía: http://spectrum.ieee.org/

Imagen: http://www.flickr.com/